人们普遍认为，彩色打印机在商务交流中是一个关键的战略工具，它不仅能够帮助吸引客户和员工的注意力，更大大提高了他们对文件的理解。使用彩色打印的直接结果是更加有效地交流，而这将直接影响业绩和业务进展。

高质彩色激光打印机的每页成本与黑白打印机不相上下。如果把使用公司内部的彩色激光打印机所打印的市场推广及销售文件所节约的成本也算上，彩色激光打印机所节约的成本很快就足够支付其产生的费用。另外，随着single-pass技术的出现和打印引擎的加速，彩色激光打印机现在在速度上已赶超黑白打印机。

高速彩色激光打印机的商用优势包括以下几点：

1.情绪与意义的表达——在我们日常生活中，色彩的力量是固有的。许多人都知道色彩可被赋予某些文化意义，能影响人们的情绪，或透露某种信息。科学研究也表明色彩能激发人的生理上的变化，称为色动力学。

2.更清楚地沟通——在商务交流中，用彩色激光打印机打印商务文件及内部市场营销材料是增加其清晰度和易理解度的最有效方式之一。根据Pantone 研究所的研究结果，彩色打印与黑白打印相比，可将读者对所打印信息的消化率和认知率提高78%。另外，彩色打印也因更能引起读者的兴趣、更易为读者记忆而增强读者对所打印信息的理解和吸收。

3.彩色打印的成果——从销售的角度来看，彩色打印在增加成交几率上起着关键的作用。直接行销测试已多次验证了彩色打印可大大提升回复率。仅仅用红色强调标出标题，或用黄色框圈出重要内容，都会奇迹般地增强营销材料的效果。

4.提升创造力——公司内部的彩色打印机将是极具创造性的有力的营销工具，借助它可以设计一系列高质量的营销材料和公司文件，从名片到邮寄广告，从公司简册到营销演示文件，从数据表到客户信函等等。另外，在与客户的交流中使用彩色将有助于强化公司品牌形象、增加销售、并留住客户。

5.提高业绩——在公司内部文件中使用彩色打印有助于提高员工业绩。彩色打印不仅激励员工更加关注文件，而且增加了文件的易读性，从而取得更快更好的内部交流。

6.灵活性——内部彩色激光打印机带来了更多的灵活性，公司可以按实际需求量打印，而且可随时更新文件并重新打印，避免浪费。

7.应用部门的增加——以前，彩色打印主要应用于市场部，市场部也是最推崇彩色打印的部门。这主要因为市场部更懂得创新和设计，另外市场部意识到公司内部打印营销材料能大量节约成本。然而，现在彩色打印已迅速受到其他部门的青睐，尽管各个部门有不同的应用方式。如财务部在复杂的数据表或财务报告中用彩色标示出重要的信息，或者用彩色将发票或清单上的付款期限或余额标出。信息部用彩色突出报告或结构图。培训部大量使用彩色在课程资料上，生产部使用彩色在生产日程安排和生产技术文件。另外，销售部使用彩色在与客户沟通的提案、标书、合同和销售图表，这也是彩色打印在商务领域的另一主要应用。

8.可靠性及性能——经过几年的发展，彩色激光打印机目前在速度和经济性上已赶上黑白激光打印机。另外single pass技术和引擎速度的提高使彩色激光打印机的打印输出更加出众。许多彩色激光打印机可以25页/ 分钟或更快的速度进行黑白和彩色打印，预热时间也较以前更短。

9.可负担的成本——商务用户可在无需额外成本负担的情况下完全实现彩色激光打印机的价值，这在以前是不能实现的。事实上，许多公司经过精心配置内部彩色激光打印机，可实现成本节约。

10.内部印刷——许多公司通常外购营销材料及公司文件印刷服务，这对于大批量印刷来说可能是比较节约成本的，但许多情况下，公司只需要较小数量的传单或简册，这意味着如果采用外购的平版印刷或数字印刷服务会导致很高的每页成本。在这种情况下，如果公司使用自有的彩色激光打印机进行内部印刷，那将又快又简易，而且将大大减少每页成本。

11.总成本——在估计彩色打印机的真实成本时，很重要的是不仅要包括购买打印机的支出，还要包括相关的使用和维修费用。实践表明，彩色激光打印机的维修和耗材支出较低。可既能打印彩色又能打印黑白的彩色激光打印机通常要比许多相当打印速度的黑白打印机更节约。

12.彩色打印成本管理——人们通常认为向公司各部门员工提供彩色激光打印机将导致打印成本的增加。其实不然。目前来说，使用先进的彩色激光打印机，可简易地实现公司内部彩色打印的管理和控制。公司的信息管理员可以设定哪些用户可使用彩色或黑白打印、哪些日期或一天中的哪些时间可使用彩色打印。另外，公司可选择购买文件统计软件或通过内置的打印管理工具来记录各部门或各人的打印记录，如有需要，还可据此向各部门收取相关费用。公司购置内部的彩色激光打印机是很好的选择。近年来，彩色激光打印机和耗材的价格均大幅下降。同时彩色激光打印机不仅易于使用，而且具有快速打印、卓越的打印质量、随需求打印的方便性等优点，因此不难理解为什么彩色激光打印能得到快速普及。